• Jalan Suroto 9 Kotabaru Yogyakarta
  • (0274) 511314
  • perpusarsip@jogjakota.go.id



Akses Arsip Dinamis Di Era Keterbukaan Informasi

Dalam dunia kearsipan dikenal adanya arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan  organisasi atau pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu, sedangkan arsip statis merupakan arsip yang sudah tidak gunakan oleh organisasi atau pencipta arsip tetapi masih memiliki nilai guna kesejarahan yang digunakan untuk kepentingan bangsa dan negara. Arsip dinamis pada dasarnya bersifat tertutup dan hanya digunakan untuk kepentingan dinas. Arsip dinamis dapat dinyatakan terbuka jika ada izin untuk mengakses arsip tersebut  dari pencipta arsip. 

Arsip dinamis merupakan salah satu sumber informasi yang akurat dan dapat dipercaya, karena arsip merupakan rekaman informasi yang tercipta seiring dengan berjalannya kegiatan organisasi. Akses arsip dinamis banyak menjadi perdebatan apalagi pada era keterbukaan informasi publik. Pada saat ini desakan publik untuk bisa mengakses berbagai informasi sangat besar.  Hak untuk memperoleh informasi merupakan hak asasi bagi manusia, dan keterbukaan informasi merupakan salah satu ciri negara demokrasi yang menjunjung tinggi kedaulatan rakyat untuk mewujudkan penyelenggaan negara yang baik. Hal itulah yang mendasari munculnya Undang-undang Keterbukaan Informasi Publik (KIP) Nomor 14 Tahun 2008.

Keterbukaan Informasi Publik mendorong adanya transparansi di berbagai sektor, dengan adanya hak akses bagi publik untuk mengetahui berbagai informasi publik. Salah satu alasannya adalah hal ini bisa digunakan sebagai bentuk pengawasan atau kontrol masyarakat terhadap kinerja badan publik. Dorongan untuk mengakses informasi yang kuat di era transparasi membuat masyarakat ingin mengetahui berbagai hal. Padahal tidak semua informasi bisa diakses oleh masyarakat, khususnya informasi yang bersumber dari arsip dinamis. Ada batasan yang jelas untuk mengakses arsip dinamis. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang  Nomor 43 Tahun 2009 pasal 38 menyebutkan bahwa penggunaan arsip dinamis berdasarkan pada sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip, dan dalam  pasal 39 disebutkan bahwa penggunaan arsip dinamis oleh pengguna yang berhak, dimana dalam penjelasan pasal tersebut yang dimaksud dengan pengguna yang berhak adalah setiap orang atau badan hukum yang memiliki akses terhadap arsip yang di dalamnya terkandung informasi publik yang tidak dikecualikan sebagaimana yang dimaksud dalam undang-undang yang mengatur keterbukaan informasi publik.  

Di dalam Undang-undang Keterbukaan Informasi Publik Nomor 14 Tahun 2008 disebutkan bahwa tidak semua informasi dapat diakses oleh publik tetapi beberapa kriteria informasi yang tidak dapat diakses oleh publik. Seperti pada pasal 6 ayat 1 UU KIP disebutkan bahwa Badan Publik berhak menolak memberikan informasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. Selanjutnya pada  ayat 3 menyebutkan bahwa informasi publik yang dikecualikan adalah : informasi yang dapat membahayakan negara, informasi yang berkaitan dengan kepentingan perlindungan usaha dari persaingan usaha tidak sehat, informasi berkaitan  dengan hak-hak pribadi, informasi yang berkaitan dengan rahasia jabatan dan atau informasi publik yang diminta belum dikuasai atau didokumentasikan. 

Pembatasan akses arsip dinamis juga bisa dilihat pada Peraturan Kepala ANRI Nomor 17 Tahun 2011 tentang Pedoman Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis pada lampiran, Bab II, huruf C tentang Prinsip Dasar Akses Dinamis, di mana di dalamnya di ditetapkan bahwa :

1.Pengaksesan arsip dinamis hanya dapat dilakukan oleh pejabat dan staf yang mempunyai kewenangan untuk akses.

2.Pejabat yang lebih tinggi kedudukannya dapat mengakses arsip yang dibuat oleh pejabat atau staf di bawahnya sesuai dengan hierarki kewenangannya dalam struktur organisasi.

3.Pejabat atau staf yang lebih rendah kedudukannya tidak dapat mengakses arsip yang dibuat oleh pejabat diatasnya kecuali sebelumnya telah diberikan izin oleh pejabat yang berwenang.

Dengan adanya peraturan perundangan yang membatasi akses arsip dinamis maka dapat menjadi acuan bagi personil di badan publik dalam melayani dan memberikan informasi kepada masyarakat dan memahami informasi apa saja yang bisa diakses oleh publik sehingga tidak bertentangan dengan ketentuan perundangan dan terhindar dari permasalahan hukum di masa yang akan datang.