• Jalan Suroto 9 Kotabaru Yogyakarta
  • (0274) 511314
  • perpus_jogja [at] yahoo [dot] co [dot] id



PEMUSNAHAN ARSIP LEMBAGA KEARSIPAN DAERAH

Arsip merupakan informasi yang terekam. Setiap kegiatan yang ada di PD akan menciptakan arsip. Sehingga dapat dikatakan arsip tercipta sesuai dengan fungsi organisasi. Semakin lama akan semakin banyak volume arsip yang dihasilkan. Arsip yang tidak tertata  akan mempersulit dalam penemuan kembali arsip.

Seiring berjalannya waktu dalam pelaksanaan kegiatan kearsipan maka volume arsip yang tercipta akan bertambah, hal ini berbanding terbalik dengan sarana/prasarana kearsipan khususnya tempat penyimpanan arsip yang semakin lama tidak dapat menampung arsip yang semakin banyak. Dalam kondisi yang demikian, penyusutan arsip merupakan hal yang harus dilaksanakan. Penyusutan arsip bertujuan untuk mengurangi jumlah arsip yang ada agar tercapai efisiensi dan efektifitas terhadap pengelolaan arsip yang ada. Dalam manajemen kearsipan penyusutan arsip merupakan salah satu hal yang paling penting dalam mengatasi masalah bertumpuknya arsip-arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan lagi khususnya bagi instansi pencipta arsip itu sendiri.

Kegiatan penyusutan sebagai usaha untuk mengurangi arsip yang diarahkan pada efisiensi dan efektifitas dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip, dilakukan melalui pemindahan arsip, penyerahan arsip maupun pemusnahan arsip. Kegiatan penyusutan akan memberikan manfaat sebagai berikut :

a.Tertatanya arsip dinamis, sehingga informasi yang terkandung didalam arsip dapat dimanfaatkan secara optimal.

b.Terciptanya efisiensi ruangan, peralatan, tenaga dan dana, karena arsip dan non arsip yang tidak berguna telah dimusnahkan.

c.Terselamatkannya arsip yang bernilai guna sekunder (arsip statis) sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional yang selanjutnya disimpan di Lembaga Kearsipan Daerah Kota/Kabupaten, Provinsi atau Arsip Nasional RI.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta sebagai Lembaga Kearsipan Daerah Kota Yogyakarta telah menerima dan mengelola arsip dari pencipta arsip Dinas Perizinan Kota Yogyakarta  yang telah memiliki jangka waktu sekurang-kurangnya 10 tahun. Oleh karena itu untuk efisiensi dan efektifitas  penyimpanan arsip inaktif yang ada di depo arsip, Dinas Perpusatakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta melaksanakan verifikasi dengan penilaian oleh Panitia Penilai Arsip (PPA).

Dari hasil verifikasi dan penilain, ada arsip yang direkomendasikan untuk dimusnahkan. Setelah mendapat persetujuan/rekomendasi dari ANRI pada hari Senin, 22 September 2020 dilakukan pesmusnahan arsip. Pemusnahan dilakukan oleh pihak ketiga dengan dengan surat persetujuan. Arsip yang akan dimusnahkan berupa arsip Izin Gangguan ( HO ) Tahun 2004-2006 sebanyak 980 berkas atau 25 boks dan arsip Tanda Daftar Perusahaan ( TDP ) Tahun 2001-2008 sebanyak 939 berkas atau 29 boks.

Sesuai surat perjanjian pemusnahan maka pihak ketiga harus melaksanakan pemusnahan arsip secara total sehingga tidak dikenali lagi fisik dan informasinya.