• Jalan Suroto 9 Kotabaru Yogyakarta
  • (0274) 511314
  • perpus_jogja [at] yahoo [dot] co [dot] id



KEGIATAN PKL MAHASISWA UNY FAKULTAS ILMU SOSIAL PRODI ILMU SEJARAH di Kluster Arsip Jogja

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan ( DPK ) Kota Yogyakarta sebagai Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) mengadakan kerjasama dengan lembaga pendidikan baik lembaga pendidikan negeri maupun swasta dari  tingkat sekolah SLTA/SMK maupun perguruan tinggi. Kerjasama ini dilaksanakan dalam rangka membantu lembaga pendidikan dalam melaksanakan program studi para mahasiswa perguruan tinggi, yang mana dalam program studi tersebut salah satunya kegiatan Praktek Kerja Lapangan. Praktek Kerja Lapangan ( PKL ) merupakan salah satu  mata kuliah yang ada pada jurusan Ilmu Sejarah di Universitas Negeri Yogyakarta.  Praktek Kerja Lapangan ( PKL ) di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta dapat  dilaksanakan setelah melalui prosedur dan ketentuan yang berlaku, yang merupakan salah satu bukti bahwa Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta selalu berupaya melaksanakan tugas layanan kearsipan baik dalam bentuk pembinaan kearsipan maupun dalam bentuk penyediaan layanan arsip kepada pengguna arsip baik bagi  organisasi intern di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta, maupun organisasi eksternal, masyarakat umum dan lembaga pendidikan,  maupun  perseorangan dengan  penuh rasa tanggung jawab dan selalu berupaya meningkatkan mutu pelayanan.

Dengan tidak mengurangi semangat dalam melaksanakan Praktek Kerja Lapangan ( PKL ), para mahasiswa UNY harus tetap melaksanakan protokol kesehatan yang ditetapkan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta. Sesuai anjuran Pemerintah Pusat yaitu tetap melaksanakan protokol kesehatan dengan selalu mengenakan masker, sering cusi tangan menggunakan sabun maupun menggunakan handsanitizer, semprot alas kaki dengan  handsanitizer setiap memasuki area Dinas DPK Kota Yogyakarta. Selain itu, cek suhu badan pada pergelangan tangan ( dilakukan oleh scurity kepada setiap pengunjung yang hadir), dan selalu jaga jarak pada satu orang dengan orang lainnya. Semua ini demi mencegah dan memutus mata rantai penularan Virus Covid-19.

Pada saat ini Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta memberikan bimbingan kepada para mahasiswa dari Universitas Negeri Yogyakarta yang sedang melaksanakan Praktek Kerja Lapanagan ( PKL )  antar lain Muhammad Rangga Agung Setiawan, Pratiwa Bawana, Alif Hafidz Al Huda, Muhammad Fariz Mumtaz, Muhammad Hadian Saputra dan Sabila Rifa Rachmadani. PKL dilaksanakan mulai tanggal 7 Oktober sampai dengan 11 Desember 2020. 

Mahasiswa dalam pelaksanaan PKL, di bimbing oleh para arsiparis DPK Kota Yogyakarta dalam mempraktekkan  langsung berbagai jenis kegiatan tentang pengelolaan arsip. Kegiatan yang sudah dan sedang  dilaksanakan antara lain  meliputi: 

1.Transkip rekaman suara hasil kegiatan wawancara sejarah lisan, mantan Sekretaris Daerah Kota Yogyakarta periode 2012-2019 yaitu Dra.Rr. Titik Sulastri.

2.Transkip rekaman hasil wawancara sejarah lisan, mantan Sekretaris Daerah Kota Yogyakarta Drs. Rapingun, periode 2007-2011.

3.Pendataan buku, dokumen, peraturan-peraturan, dan lain-lain yang berada di ruang luna/ruang layanan arsip.

4.Melakukan pencarian arsip pada inventaris arsip statis milik DPK Kota Yogyakarta untuk menambah sumber informasi dalam pembuatan buku profil Sekretaris Daerah/ mantan Sekretaris Daerah.

5.Menerjemahkan arsip dari mantan Sekretaris Daerah Kota Yogyakarta ( ‘’’’’’’’’’), selanjutkan dilakukan restorasi.

6.Membuat daftar arsip Covid-19.

7.Penelusuran arsip foto untuk pembuatan Daftar Penelusuran Arsip Foto.

8.Restorasi arsip

Di samping melaksanakan kegiatan  tersebut di atas, para mahasiswa PKL juga belajar tentang penyimpanan arsip yang baik dan benar. Mahasiswa juga mempelajari restorasi/perbaikan arsip tekstual dengan cara praktek langsung dibimbing oleh Haeriah, A.Md arsiparis penyelia dan dua orang tenaga teknis. Masih banyak lagi kegiatan pengelolaan arsip yang dipelajari oleh para mahasiswa PKL.

 Dari kegiatan PKL ini, para mahasiswa jadi mengerti dan memahami betapa arsip sangatlah penting keberadaannya. Terkadang masyarakat maupun mahasiswa yang  memerlukan arsip yang diperlukan melalui akses layanan arsip dilingkungan lembaga kearsipan tersebut tidak mengetahui proses dibalik pencarian, pengolahan, penataan, pemeliharaan, dalam upaya penyelamatan arsip, agar dapat menyediakan arsip-arsip statis milik lembaga kearsipan di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta untuk bahan layanan arsip kepada siapapun pengguna arsip. Ilmu pengetahuan dan pembelajaran pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip yang diperoleh selama melaksanakan PKL di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, diharapkan para mahasiswa UNY dapat memetik manfaatnya dan dapat dijadikan bekal, dan diterapkan nantinya di dunia kerja.