• Jalan Suroto 9 Kotabaru Yogyakarta
  • (0274) 511314
  • perpus_jogja [at] yahoo [dot] co [dot] id




MENGENAL KEBERADAAN DEPO ARSIP STATIS DPK KOTA YOGYAKARTA

Arsip mempunyai peran yang amat penting bagi kelancaran aktifitas Perangkat Daerah / Unit Kerja karena arsip digunakan sebagai bukti pertanggungjawaban, memori, pusat ingat, dan sumber informasi yang tak tergantikan. Namun, setiap Perangkat Daerah / Unit Kerja memandang arsip secara berbeda, ada sebagian yang memandang arsip sebagai sebuah hasil samping dari suatu kegiatan administrasi. Hal tersebut kemudian menjadikan arsip cenderung dipandang sebagai sesuatu yang tidak terlalu penting dan harus dimusnahkan. Tetapi banyak pula yang menyadari akan pentingnya fungsi arsip, sehingga arsip perlu dikelola, disimpan dan dirawat dengan baik khususnya arsip yang bersifat permanen atau statis. 

Keberadaan arsip statis di Lembaga Kearsipan Daerah menjadi salah satu memori yang sangat penting, hal ini dikarenakan arsip merupakan khasanah arsip milik pemerintah yang berorientasi pada pemberian layanan secara langsung kepada masyarakat luas (publik). Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta merupakan salah satu instansi pemerintah yang bertugas menangani dan mengelola arsip daerah, serta memberikan pelayanan kepada masyarakat maupun pihak-pihak yang berkepentingan dengan arsip Kota Yogyakarta. 

Sebagai Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) tentunya harus didukung dengan sarana prasarana yang memadai untuk pemeliharaan arsipnya. Fasilitas yang memadai dan perawatan yang baik sangat dibutuhkan untuk menunjang kelancaran kegiatan kearsipan di LKD. Fasilitas yang masih minim dapat mengganggu jalannya kegiatan kearsipan yang terus berlangsung. Perawatan arsip yang tidak sesuai prosedur dapat menyebabkan arsip menjadi cepat rusak. Depo arsip statis merupakan salah satu sarana prasarana  yang dimiliki DPK Kota Yogyakarta untuk menunjang kelestaria arsip. Depo arsip statis berupa ruang khusus yang dilengkapi beberapa barang sebagai berikut: 

1. Roll O Pack

Roll O Pack adalah lemari arsip dorong untuk menyimpan dokumen dengan kapasitas besar yang dapat digerakkan dengan manual atau dengan penggerak mekanik. Roll O Pack ini mirip dengan rak yang ada di perpustakaan, hanya saja rak pada Roll O Pack dapat bergerak. Selain dikenal dengan nama Roll O Pack, alat penyimpanan ini juga dikenal dengan nama berbeda seperti : Mobile Shelving System, Mobile Shelves, Mobile File System, Lemari Arsip Bergerak dan Lemari Arsip Dorong. Fungsi dari Roll O Pack adalah untuk menyimpan arsip bersifat permanen atau statis dengan kapasitas besar. Roll O Pack yang ada di Depo Arsip Statis DPK Kota Yogyakarta menyimpan arsip tekstual dan arsip foto. Arsip tekstual tertua yang tersimpan di tempat tersebut sekitar tahun 1933 dan arsip foto tertua yang tersimpan sekitar tahun 1946.

2. Vaulting

Vaulting adalah sarana simpan arsip vital yang berbentuk seperti almari besi tahan api. Vaulting ini berukuran ± 2m x 3.5m. Di dalam vaulting DPK Kota Yogyakarta ini tersimpan arsip vital berupa arsip asset Pemerintah Kota Yogyakarta berbentuk duplikasi sertifikat, BPKB kendaraan dinas dan lain-lain.

3. Hygrometer

Hygrometer adalah sebuah alat yang dapat digunakan untuk mengukur tingkat kelembaban suatu tempat. Untuk standar suhu dan kelembaban untuk ruang simpan arsip perlu diatur suhu ruangan tidak lebih dari 20˚C dan kelembaban tidak lebih dari 50 %. Setiap hari suhu dan kelembaban ruang selalu dipantau oleh petugas. Suhu dan kelembaban ruangan sangat mempengaruhi kondisi fisik arsip dari kerusakan atau kerapuhan.

4. Detektor

Detektor adalah alat sejenis sensor yang dapat mendeteksi adanya segumpalan asap maupun panas. Di dalam Depo Statis DPK Kota Yogyakarta terdapat smoke detector atau detektor asap berguna untuk mendeteksi secara dini adanya segumpalan asap yang berasal dari percikan api sehingga dapat menghindari terjadinya bencana kebakaran yang lebih besar. Smoke Detector pada dasarnya adalah salah satu komponen dari sebuah sistem Pedeteksian Kebakaran (Fire Alarm System). Sebuah sistem Pendeteksian Kebakaran pada umumnya terdiri dari beberapa komponen utama yaitu Detector Devices (Perangkat Detektor), Control Panel (Panel Kendali), Notification Devices (Perangkat Notifikasi) dan Power Supply (Pencatu Daya).

5. CCTV

CCTV atau kepanjangannya Closed Circuit Television adalah sebuah kamera video digital yang difungsikan untuk memantau dan mengirimkan sinyal video pada suatu ruang yang kemudian sinyal itu akan diteruskan ke sebuah layar monitor.  Kamera CCTV yang terpasang di Depo Statis ini dipergunakan untuk memantau keadaan dalam suatu tempat, yang biasanya berkaitan dengan keamanan atau tindak kejahatan. Jadi apabila terjadi hal-hal kriminal akan dapat terekam kamera yang nantinya akan dijadikan sebagai bahan bukti. Selain itu, ketika terjadi bencana besar atau peristiwa-peristiwa penting yang tidak sempat dipantau oleh manusia CCTV ini dapat sebagai media untuk menelusuri sebab akibat kejadian tersebut.

6. Pintu Darurat

Pengertian pintu darurat dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah pintu khusus yang hanya dilalui dalam keadaan terpaksa. Pintu darurat atau pintu emergency merupakan pintu khusus yang hanya dipakai dalam keadaan darurat. DPK Kota Yogyakarta sebagai salah satu instansi vital di Pemerintah Kota Yogyakarta tidak boleh meremehkan pintu darurat ini karena sebuah bangunan harus punya pintu darurat yang berfungsi untuk akses evakuasi. Namanya kondisi darurat dapat muncul kapan saja, baik itu kebakaran, gempa bumi, tanah longsor, dan bahaya lainnya yang dapat mengancam jiwa.