• Jalan Suroto 9 Kotabaru Yogyakarta
  • (0274) 511314
  • perpus_jogja [at] yahoo [dot] co [dot] id




PENYUSUTAN ARSIP DI PENCIPTA ARSIP

Arsip merupakan bukti rekaman informasi, yang merekam setiap pelaksanaan kegiatan di instansi. Dapat dikatakan arsip merupakan hasil efek samping dari kegiatan yang berjalan. Semakin banyak kegiatan yang berjalan di suatu instansi semakin banyak  arsip yang diciptakan. Semakin besar instansi atau organisasi maka semakin tinggi pula tingkat pertumbuhan arsip. Tingkat pertumbuhan arsip yang tinggi harus diimbangi dengan penerapan sistem pengelolaan arsip yang sistematis dan sesuai dengan kaidah kearsipan. Arsip yang tidak terkelola dengan baik akan menimbulkan permasalahan tersendiri di instansi.  

Arsip yang yang menggunung dan bertumpuk-tumpuk sering kita jumpai di instansi-instansi. Perkembangan volume arsip yang cepat seolah memenuhi ruang kerja. Ada anggapan bahwa semakin banyak arsip yang bertumpuk berarti banyak kegiatan yang telah dilakukan. Kegiatan yang padat menggambarkan kesibukan para pegawainya. Anggapan itu tidak tepat, arsip yang bertumpuk menandakan pengelolaan arsip yang tidak berjalan dengan baik, dari arsip diciptakan sampai dengan arsip disusutkan.

Pemahaman pengelolaan arsip bagi personil di instansi masih sangat kurang. Secara awam mereka menganggap pengelolaan arsip hanya sebatas penataan arsip dan penyimpanannya. Pengertian  dan tujuan penyusutan arsip serta pentingnya penyusutan arsip sesuai prosedur yang benar belum dipahami dan diperhatikan. Tindakan pengurangan arsip masih dilakukan dengan mempertimbangkan dan menjual arsip di pengepul kertas, yang tidak sesuai dengan aturan yang ada, karena informasi yang terkandung di dalamnya masih dapat dibaca. Disamping itu penjualan arsip yang dianggap sudah tidak dipakai dilakukan tanpa melaksanakan penyeleksian dan penilaian terlebih dahulu, sehingga arsip-arsip yang masih memiliki nilai guna kadang tidak terselamatkan karena ikut dipertimbangkan untuk dijual. Kegiatan penyusutan arsip benar-benar terpinggirkan di pencipta arsip.  

Saat ini perlu dipahami bahwa paradigma baru dalam manajemen arsip (pengelolaan arsip) sejalan dengan kebutuhan manajemen modern terhadap peningkatan efisiensi dan pemanfaatan teknologi informasi dalam kearsipan. Penyelenggaraan kearsipan yang berorientasi pada tujuan kearsipan bukan semata - mata untuk penyelamatan arsip, tetapi juga bertumpu pada optimalisasi pendayagunaan informasi arsip. Pendayagunaan informasi arsip dapat dilakukan dengan melaksanakan penyusutan arsip secara terprogram. 

Esensi dari penyusutan arsip adalah mengelola arsip sesuai dengan asas penyimpanan arsip sehingga pada instansi yang bersangkutan (creating agency) terdapat pengelolaan arsip secara efisien, yang tercermin pada penyimpanan arsip sekecil mungkin namun informasi selengkap mungkin. Semua arsip yang ada masih memiliki nilai guna yang terkait dengan fungsi instansi pencipta arsip yang bersangkutan.

Pelaksanaan program penyusutan arsip diharapkan dapat berjalan dengan baik dengan dikeluarkannya Undang-undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang  Kearsipan dan ditindaklanjuti dengan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009, yang bisa digunakan sebagai pedoman dalam mengelola arsip dari arsip diciptakan sampai arsip disusutkan, dimana pengelolaan arsip dinamis menjadi kewenangan instansi pencipta arsip. Penyusutan arsip yang merupakan bagian dari pengelolaan arsip dinamis wajib dilakukan oleh instansi pencipta arsip, sebagai kontrol untuk perkembangan/pertumbuhan volume arsip dan menyelamatkan arsip-arsip yang bernilai guna sekunder. 

Penyusutan arsip merupakan akhir dari daur hidup arsip. Seperti manusia,  arsip juga memiliki daur hidup. Menurut Betty R. Rick dalam bukunya Information dan Image Management, A Records Sistem Aproach, menyebutkan daur hidup arsip terdiri dari Penciptaan dan Penerimaan (Creation dan Receipt),  Pendistribusian (Distrbution), Penggunaan (Use), Pemeliharaan (Maintenance) dan Penyusutan (Disposition). Penyusutan berada ditahap terakhir dari daur hidup arsip.  Penyusutan arsip adalah  kegiatan  pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis ke Lembaga Kearsipan. Dalam penyusutan arsip mengandung 3 (tiga) pengertian, yakni : pemindahan, pemusnahan dan penyerahan. 

Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip. Kegiatan penyusutan arsip diawali dengan proses penilaian arsip terlebih dahulu. Penilaian arsip dilakukan oleh satu tim, dimana salah satu anggotanya adalah arsiparis. Dalam melaksanakan penyusutan arsip diperlukan sarana penilaian, yakni Jadwal Retensi Arsip (JRA). Penilaian untuk arsip yang belum memiliki JRA dilakukan dengan menentukan nilai guna arsip. Penentuan nilai guna arsip adalah suatu proses penilaian arsip untuk menentukan jangka waktu penyimpanan/retensi arsip yang didasarkan atas pengkajian terhadap isi arsip, penataannya dan hubungannya dengan arsip-arsip lainnya. Penilaian arsip dilakukan oleh tim penilai arsip. Penilaian arsip menggunakan JRA guna menentukan retensi arsip dan keterangan yang akan dicantumkan dalam rancangan tersebut, sehingga JRA merupakan sarana untuk membantu penyusutan arsip. Adanya JRA akan mempermudah dalam penilaian arsip.

Tujuan adanya penyusutan arsip adalah untuk penghematan dan efisiensi; pendayagunaan arsip; pengawasan arsip yang bernilai guna tinggi; penyelamatan bahan bukti organisasi dan  memenuhi persyaratan hukum. Kurangnya pemahaman terhadap adanya penyusutan arsip mengakibatkan arsip yang bertumpuk-tumpuk tidak tertata di instansi pencipta. Persoalan penyusutan arsip yang selalu terjadi di instansi pencipta arsip  dapat ditarik benang merah bahwa :

•Pengelolaan arsip yang dilakukan di pencipta arsip tidak berjalan dengan baik, dari penciptaan sampai ke penyusutan,   

•Kurangnya kesadaran akan arti penting arsip, sehingga kurang mempertimbangkan mana arsip yang perlu diselamatkan dan disimpan untuk kepentingan organisasi maupun untuk kepentingan memori kolektif bangsa.

•Perlunya adanya peningkatan wawasan dan pengetahuan di bidang kearsipan bagi sumber daya manusia di instansi pencipta arsip sehingga arsip dapat terkelola dengan baik untuk mendukung kelancaran operasional organisasi.

Segala sesuatu yang terkait dengan kegiatan yang dilakukan di pencipta arsip maka titik tumpunya ada di pucuk pimpinan. Demikian halnya dengan  kegiatan kearsipan khususnya penyusutan arsip, maka hal yang paling penting adalah memberikan pemahaman yang lebih dalam dengan pendekatan-pendekatan tertentu kepada pucuk pimpinan sehingga dapat dikeluarkan kebijakan dalam mendukung kegiatan penyelenggaraaan kearsipan, khususnya penyusutan arsip, baik dari pengalokasian anggaran, penetapan surat keputusan untuk kegiatan kearsipan, penyediaan sarana prasarana kearsipan, pengembangan profesi bagi pengelola arsip dan lain sebagainya.  Kepedulian pimpinan terhadap arti penting arsip sangat diperlukan sehingga arsip yang tercipta di instansi dapat terselamatkan dan tersedia manakala dibutuhkan untuk mendukung operasional dalam melaksanakan fungsi dan tugas pokok organisasi.